PSO-audit: verloop, documenten en veelgemaakte fouten
Een PSO-audit is de onafhankelijke toets tijdens een aanvraag of hercertificering van het PSO-keurmerk. Een certificerende instelling controleert de gegevens en bewijslast in MijnPSO, spreekt betrokkenen en rapporteert haar advies aan PSO Nederland. Op basis daarvan wordt het prestatieniveau vastgesteld.
De audit volgt op de definitieve aanvraag en toetst de gegevens die u in MijnPSO heeft ingevuld. De auditor beoordeelt dossiers, voert gesprekken volgens het auditplan en kan de voorlopige score corrigeren. Daarna gaat het auditrapport naar PSO Nederland, dat over de certificering beslist. Vanaf de audit duurt een PSO-certificering gemiddeld 2 tot 4 weken.
Hoe verloopt een PSO-audit van aanvraag tot besluit?
U rondt de gegevens in MijnPSO af, vraagt offertes aan en dient vervolgens de definitieve aanvraag in. De gekozen certificerende instelling toetst de ingevoerde gegevens en de bijbehorende bewijslast tijdens de audit. Daarna stuurt de auditor een rapport met advies naar PSO Nederland, dat over de certificering beslist.
In MijnPSO doorloopt u eerst de rekentool, organisatiegegevens, gegevens over het peiljaar, de voorlopige score en de checklist die bij die positie hoort. In de laatste stap vraagt u offertes op bij aangesloten certificerende instellingen en sluit u een auditovereenkomst met de instelling van uw keuze.
- Definitieve aanvraag: controleer of de gegevens over bedrijfsomvang, doelgroepmedewerkers en eventuele inkoop bij PSO-gecertificeerde leveranciers juist zijn ingevoerd.
- Auditplan: de auditor beschrijft welke gesprekken en dossiercontroles plaatsvinden. Daarin kunnen directie, HR, leidinggevenden en doelgroepmedewerkers voorkomen.
- Auditonderzoek: de auditor toetst de organisatiegegevens, de rekenbasis, dossierbewijzen en waar van toepassing de indirecte bijdrage. Correcties kunnen de voorlopige uitkomst wijzigen.
- Rapport en besluit: de auditor levert een auditrapport en advies aan. PSO Nederland neemt op basis daarvan het besluit over certificering en prestatieniveau.
Vraag de gekozen certificerende instelling vooraf hoe zij de audit plant en welke stukken zij in uw situatie wil zien. De geldende PSO-handleiding bij uw definitieve aanvraag is daarbij leidend.
Welke documenten controleert de auditor bij hercertificering?
De onderbouwing moet aansluiten op de gegevens die u in MijnPSO heeft ingevoerd. De auditor controleert onder meer de organisatie- en personeelsgegevens, bewijslast in doelgroepdossiers en kwalitatieve onderbouwing. Als u indirecte bijdrage opvoert, moet ook de bijbehorende inkoop aantoonbaar zijn.
Gebruik de auditagenda als vertrekpunt, maar bouw uw dossier niet pas op wanneer die agenda arriveert. Leg per onderdeel vast waar het bewijs staat en wie een toelichting kan geven.
Werk met een personeels- of dossieroverzicht waarin u de ingevoerde regel kunt terugvinden in de onderliggende administratie. De PSO-handleiding noemt onder meer dossiers, contractinformatie, uren en gespreksverslaglegging als onderdelen van het dossieronderzoek.
| Onderdeel | Controleer voor de audit |
|---|---|
| Organisatie en rekenbasis | Inschrijving en organisatieonderdelen, de gehanteerde urenmaatstaf, personeelsoverzicht en de gegevens achter de berekening van de bedrijfsomvang. |
| Doelgroepdossiers | Bewijs voor de uitgangspositie of doelgroep, contractvorm, gewerkte en/of contractuele uren en verslaglegging van begeleiding, functioneren of ontwikkeling. |
| Kwalitatieve eisen | De ingevulde kwalitatieve vragenlijst voor Basis Trede tot en met Trede 3, of het Plan van Aanpak bij een Aspirant-status. |
| Indirecte bijdrage | De gegevens en inkoopbewijzen die horen bij de indirecte bijdrage die u in MijnPSO opvoert. |
Hoe bereidt u uw organisatie op de audit voor?
Wijs één interne eigenaar aan die gegevens, dossiers en gesprekken samenbrengt. Vergelijk vóór de definitieve aanvraag de invoer in MijnPSO met de bronadministratie en laat afwijkingen herstellen. Stem met de certificerende instelling af hoe de auditagenda, steekproef en veilige aanlevering worden georganiseerd.
Maak een werkdossier met een register van alle ingevoerde gegevens, de vindplaats van de bewijsstukken en de verantwoordelijke collega. Betrek HR of salarisadministratie bij uren- en contractgegevens, leidinggevenden bij de gespreksverslaglegging en inkoop wanneer indirecte bijdrage is ingevuld.
- Controleer of de organisatiegegevens en het gekozen peiljaar volledig zijn voordat u de aanvraag definitief maakt.
- Leg uit waarom ieder dossierstuk de ingevoerde gegevens onderbouwt; een lijst met bestandsnamen zonder toelichting maakt controle lastiger.
- Bereid de gesprekspartners voor op hun eigen werkzaamheden en de documenten die zij kunnen toelichten.
- Beperk persoonsgegevens tot wat nodig is en volg de afspraken van uw certificerende instelling. MijnPSO werkt voor de invoer met anonieme persoonsgegevens.
Voor definitieve aanvragen en hercertificeringen vanaf 1 april 2026 geldt PSO-handleiding 2.5. Controleer daarom vlak voor indiening welke versie en documenten op uw aanvraag van toepassing zijn.
Welke fouten veroorzaken vragen of vertraging tijdens de audit?
Vragen ontstaan wanneer de ingevoerde gegevens niet te herleiden zijn tot het dossier. Ook kan een voorlopige score veranderen wanneer de auditor contracten, uren of doelgroepbewijzen anders moet corrigeren. Voorkom dit door de rekenbasis, de dossierstukken en de beschikbaarheid van gesprekspartners vooraf op elkaar af te stemmen.
Gebruik de voorlopige uitkomst uit de rekentool als controlepunt, niet als eindbesluit. De auditor toetst onafhankelijk en kan correcties verwerken in de kopie van de rekentool.
- Onvolledige dossiers: een bewijs voor doelgroep, contractvorm, uren of gespreksverslaglegging is niet beschikbaar.
- Geen aansluiting met de invoer: een ingevoerd personeelsgegeven is niet terug te vinden in het personeelsoverzicht of de loonadministratie.
- Onduidelijke taakverdeling: niemand kan tijdens de audit uitleg geven over de invoer, de dossiers of de inkoopgegevens.
- Indirecte bijdrage zonder onderbouwing: inkoop is opgevoerd, maar de bijbehorende documenten ontbreken of zijn niet herleidbaar.
- Te late planning: de organisatie plant aanvraag en audit pas rond het einde van de geldigheid. Een PSO-certificaat is maximaal 2 jaar geldig en eindigt automatisch.
Neem openstaande punten op in één interne actielijst, met een eigenaar en de vindplaats van het ontbrekende stuk. Vraag bij twijfel vóór de audit aan de certificerende instelling welke onderbouwing zij volgens de geldende handleiding nodig heeft.
Veelgestelde vragen
Hieronder staan korte antwoorden op vragen die bij dit onderwerp vaak terugkomen. Raadpleeg voor uw formele aanvraag ook de officiële bron en uw certificerende instelling.
Moet u voor hercertificering dezelfde certificerende instelling kiezen?
Nee. Bij de definitieve aanvraag in MijnPSO kunt u offertes opvragen bij aangesloten certificerende instellingen en sluit u zelf een auditovereenkomst met een instelling naar keuze. Deze instellingen toetsen onafhankelijk aan de PSO-handleiding. Controleer bij het opvragen van offertes altijd het actuele overzicht van PSO Nederland; TÜV Rheinland neemt momenteel geen nieuwe PSO-aanvragen aan.
Wie spreekt de auditor tijdens een PSO-audit?
De auditagenda bepaalt met wie de auditor spreekt. De PSO-handleiding noemt gesprekken met directie, personeelszaken, direct leidinggevenden en doelgroepmedewerkers. Het doel is om de kwantitatieve en kwalitatieve bewijslast te toetsen aan de praktijk. U hoeft dus niet zelf te bepalen wie wordt geïnterviewd, maar zorgt wel dat de aangewezen personen hun werkzaamheden en beschikbare stukken kunnen toelichten.
Hoe lang duurt de doorlooptijd na de PSO-audit?
PSO Nederland noemt vanaf de audit een gemiddelde doorlooptijd van 2 tot 4 weken voor een PSO-certificering. Na de audit maakt de auditor het rapport en levert dit aan bij PSO Nederland. De daadwerkelijke planning hangt onder meer af van de volledigheid van het dossier en eventuele vragen. Leg daarom de auditdatum niet vlak tegen de einddatum van uw bestaande certificaat aan.
Kan het prestatieniveau na de audit anders uitvallen dan de voorlopige score?
Ja. De voorlopige positie volgt uit de gegevens die uw organisatie in de rekentool invoert. De auditor toetst die gegevens onafhankelijk, controleert de bewijslast en kan correcties in de kopie van de rekentool verwerken. Daardoor kan het prestatieniveau hoger of lager uitkomen dan de voorlopige uitkomst. PSO Nederland beslist vervolgens op basis van het audit- en adviesrapport.
Wat doet u als een dossierstuk op de auditdag niet beschikbaar is?
Meld dit direct aan de auditor en maak duidelijk welk bewijs nog volgt en waar het vandaan komt. De gepubliceerde PSO-handleiding 2.4 noemt een termijn van 2 weken om ontbrekende bewijslast na de auditdag aan de auditor te leveren. Omdat voor recente hercertificeringen handleiding 2.5 geldt, bevestigt u de actuele werkwijze en termijn vooraf met uw certificerende instelling.
Is een PSO-audit hetzelfde als een controle op Social Return?
Nee. De PSO-audit toetst de aanvraag of hercertificering voor het PSO-keurmerk aan de PSO-handleiding. Social Return is een aanpak die aanbestedende diensten kunnen toepassen om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij de uitvoering van een opdracht te betrekken. PIANOo beschrijft dat Social Return onder meer als gunningscriterium of als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde kan worden vormgegeven.
Is hercertificering van het PSO-keurmerk verplicht?
Nee. Volgens PSO Nederland is een PSO-certificaat maximaal 2 jaar geldig en is hercertificering niet verplicht. Het certificaat eindigt automatisch na die periode. Wilt u daarna opnieuw over een geldig certificaat beschikken, dan dient u een nieuwe definitieve aanvraag in en vindt opnieuw een audit plaats. Plan dit tijdig wanneer een opdrachtgever om een geldig PSO-certificaat vraagt.
Waar vindt u hulp bij de voorbereiding?
U kunt de hercertificering zelf voorbereiden met de informatie van PSO-Nederland. Wilt u begeleiding, dan kunt u terecht bij gespecialiseerde bureaus zoals GreenFox Social Return. Zie ook hulp bij PSO-hercertificering.
Bronnen
De feitelijke uitleg op deze pagina steunt op de onderstaande officiële bronnen. Open de bron voor de volledige tekst en de actuele versie.