PSO-audit: Hoe verloopt de hercertificering in de praktijk?
Een PSO-audit is de formele, onafhankelijke toetsing door een geaccrediteerde certificerende instelling om vast te stellen of een organisatie (nog steeds) voldoet aan de eisen van de Prestatieladder Socialer Ondernemen. Tijdens deze audit worden de administratie, het inclusiebeleid en de werkvloerpraktijk gecontroleerd.
De hercertificeringsaudit is het sluitstuk van uw voorbereidingsperiode. Het is een objectieve meting die bepaalt of u uw huidige PSO-trede behoudt, stijgt of daalt. In dit artikel leggen we uit wie de audit uitvoert, uit welke stappen de auditdag bestaat en wat u kunt verwachten van de doorlooptijd.
Wie mag een PSO-audit uitvoeren?
Een PSO-audit mag uitsluitend worden uitgevoerd door een certificerende instelling (CI) die officieel is geaccrediteerd door PSO-Nederland en de Raad voor Accreditatie. U bent vrij om zelf een keuze te maken uit de beschikbare instellingen.
Op dit moment zijn er in Nederland vier geaccrediteerde certificerende instellingen bevoegd om PSO-audits uit te voeren: DEKRA, DNV, Kiwa en TÜV Rheinland. Deze partijen toetsen allemaal aan exact dezelfde TNO-methodiek, maar kunnen verschillen in hun planning, tarieven en auditaanpak. Het is belangrijk om te weten dat PSO-Nederland zélf geen audits uitvoert; zij beheren enkel het keurmerk en het register.
Hoe verloopt een PSO-hercertificeringsaudit stap voor stap?
Een PSO-hercertificeringsaudit verloopt in drie fasen: de documentbeoordeling vooraf (desk research), de audit op locatie (interviews en steekproeven) en de eindrapportage.
- Documentbeoordeling: Voorafgaand aan de auditdag levert u uw dossier aan (zoals urenstaten en doelgroepverklaringen). De auditor beoordeelt dit op volledigheid en juistheid.
- Audit op locatie: De auditor bezoekt uw bedrijf, spreekt met de directie, HR en de PSO-coördinator. Daarnaast worden er vaak interviews gehouden met (doelgroep)medewerkers en direct leidinggevenden om te toetsen of het beleid in de praktijk werkt.
- Rapportage: De auditor stelt een auditrapport op met daarin de bevindingen en de berekende PSO-score. Dit rapport wordt ter goedkeuring voorgelegd aan een onafhankelijke reviewer binnen de certificerende instelling.
Hoe lang duurt de audit en de doorlooptijd tot certificaat?
De audit op locatie duurt doorgaans één tot twee werkdagen, afhankelijk van de grootte van uw organisatie en het aantal vestigingen. De totale doorlooptijd van audit tot het ontvangen van het certificaat bedraagt gemiddeld 4 tot 6 weken.
Na de auditdag heeft de auditor tijd nodig om het rapport uit te werken. Vervolgens vindt er een interne kwaliteitscontrole (review) plaats bij de certificerende instelling. Als het rapport is goedgekeurd, wordt dit doorgestuurd naar PSO-Nederland, die de registratie in het openbare register verzorgt en het definitieve certificaat afgeeft. Houd bij het plannen van uw audit dus rekening met deze administratieve verwerkingstijd om een verlopen PSO-certificaat te voorkomen.
Wat gebeurt er als je de audit niet haalt?
Als u tijdens de audit niet blijkt te voldoen aan de normen voor uw huidige trede, stelt de auditor zogenoemde ‘afwijkingen’ vast. U krijgt dan een beperkte herstelperiode om deze afwijkingen op te lossen.
Kleine administratieve fouten kunt u vaak binnen enkele weken herstellen door aanvullend bewijs aan te leveren. Blijkt echter dat uw daadwerkelijke bezettingsgraad structureel te laag is, dan kunt u de afwijking niet herstellen. In dat geval wordt u ingeschaald op de lagere trede die wél bij uw actuele cijfers past, of verliest u het certificaat volledig. Goede voorbereiding op de hercertificering is daarom cruciaal.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Moet ik voor hercertificering dezelfde auditor kiezen als de vorige keer?
Nee, u bent volledig vrij om over te stappen naar een andere geaccrediteerde certificerende instelling (DEKRA, DNV, Kiwa of TÜV Rheinland).
Worden alle medewerkers geïnterviewd tijdens de audit?
Nee, de auditor neemt een representatieve steekproef. Meestal worden enkele doelgroepmedewerkers en hun direct leidinggevenden kort geïnterviewd over de dagelijkse begeleiding.
Wat kost een PSO-audit?
De kosten variëren per certificerende instelling en hangen af van de omvang van uw bedrijf (aantal FTE en vestigingen). Voor een indicatie verwijzen we naar onze pagina over PSO-hercertificering kosten.
Kan de audit volledig digitaal (op afstand) plaatsvinden?
Sinds de pandemie is deels digitaal auditen soms mogelijk voor de documentbeoordeling, maar een fysiek bezoek aan de locatie (voor interviews en sfeerproeven) is in de regel een vast onderdeel van de hercertificering.
Wat is het verschil tussen een ‘minor’ en ‘major’ afwijking?
Een minor afwijking is een kleine tekortkoming die het systeem niet direct in gevaar brengt (bijv. één ontbrekend document). Een major afwijking is een structurele fout (bijv. de doelgroepnorm niet halen) die certificering direct in de weg staat totdat deze is opgelost.
Wanneer mag ik het PSO-logo weer gebruiken?
U mag het logo (blijven) gebruiken zolang uw huidige certificaat geldig is. Na een succesvolle heraudit ontvangt u een nieuw certificaat met een nieuwe einddatum, waarna u het logo ononderbroken mag blijven voeren.
Wordt de uitslag van de audit gedeeld met aanbestedende diensten?
Nee, het auditrapport is vertrouwelijk en alleen voor uw organisatie. Alleen de einduitkomst (uw actuele trede en geldigheidsduur) wordt openbaar gemaakt in het register van PSO-Nederland.
Bronnen
- PSO-Nederland — Overzicht van geaccrediteerde certificerende instellingen en de officiële auditrichtlijnen.
- Raad voor Accreditatie (RvA) — Informatie over de onafhankelijkheid en accreditatie van certificerende instellingen in Nederland.