PSO-certificaat verloopt: Wat moet u nu doen?
Een PSO-certificaat is na uitgifte door de certificerende instelling exact twee jaar geldig. Binnen deze periode moet een organisatie een hercertificeringsaudit succesvol afronden om de geldigheid van het keurmerk zonder onderbreking te verlengen en de bijbehorende PSO-trede te behouden.
Als uw PSO-certificaat verloopt of al verlopen is, heeft dat directe gevolgen voor uw organisatie. Zonder tijdige hercertificering verliest u het recht om het PSO-keurmerk te voeren en vervalt uw vermelding in het openbare register. Dit artikel legt uit wat u moet doen als uw certificaat verloopt, hoe u een gat in uw certificering voorkomt en welke stappen u direct kunt zetten.
Hoe lang is een PSO-certificaat geldig?
Een PSO-certificaat is standaard twee jaar geldig vanaf de datum van afgifte. Deze vaste termijn waarborgt dat organisaties structureel blijven investeren in inclusief werkgeverschap en de PSO-normen blijven naleven.
De exacte vervaldatum staat vermeld op uw fysieke of digitale certificaat en in het openbare register van PSO-Nederland. Er is geen automatische verlenging of respijtperiode; na deze datum is het certificaat ongeldig. Om het certificaat te behouden, is een nieuwe, onafhankelijke heraudit vereist die toetst aan de meest recente normen van de Prestatieladder Socialer Ondernemen.
Wat gebeurt er als je PSO-certificaat verloopt?
Als uw PSO-certificaat verloopt zonder dat een heraudit is afgerond, verliest uw organisatie per direct de PSO-status. U wordt verwijderd uit het openbare register van PSO-Nederland en mag het logo niet meer voeren.
Dit heeft directe consequenties, vooral bij aanbestedingen. Lopende contracten waarin de PSO-status is opgenomen als voorwaarde, kunnen in gevaar komen. Ook kunt u het certificaat niet meer gebruiken als bewijsmiddel voor social return bij nieuwe inschrijvingen. Voor de juridische implicaties hiervan, zoals bij social return als gunningscriterium, verwijzen we naar socialreturn.eu.
Kun je een verlopen PSO-certificaat nog verlengen?
Een verlopen PSO-certificaat kan niet met terugwerkende kracht worden verlengd of gerepareerd. Als de vervaldatum is gepasseerd, moet u in feite een volledig nieuw certificeringstraject doorlopen.
Dit betekent dat u opnieuw een audit moet aanvragen en doorlopen bij een geaccrediteerde certificerende instelling. In de tussenliggende periode — van de vervaldatum tot de datum van de nieuwe certificering — heeft uw organisatie geen geldige PSO-status. Dit “gat in de certificering” kan u uitsluiten van deelname aan bepaalde aanbestedingen.
Wanneer moet je hercertificering aanvragen om verval te voorkomen?
Om verval van uw PSO-certificaat te voorkomen, dient u minimaal 6 maanden voor de vervaldatum te starten met het hercertificeringstraject. Neem op dat moment contact op met een certificerende instelling om de audit in te plannen.
Certificerende instellingen (zoals DEKRA, DNV, Kiwa en TÜV Rheinland) hebben vaak een planningshorizon van enkele maanden. Daarnaast heeft u zelf tijd nodig om uw administratie, zoals actuele doelgroepverklaringen en urenregistraties, op orde te brengen voor het nieuwe peiljaar. Door 6 maanden van tevoren te beginnen, zorgt u ervoor dat de audit ruim voor de vervaldatum is afgerond.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Waar kan ik de vervaldatum van mijn PSO-certificaat vinden?
De vervaldatum staat op het certificaat zelf en is altijd actueel te raadplegen in het openbare register op de website van PSO-Nederland.
Geeft PSO-Nederland een waarschuwing als mijn certificaat bijna verloopt?
Nee, het is de eigen verantwoordelijkheid van de gecertificeerde organisatie om de vervaldatum te bewaken en tijdig een heraudit aan te vragen.
Kan ik uitstel krijgen voor de heraudit als ik de deadline niet haal?
Nee, certificerende instellingen verlenen in de regel geen uitstel. De vervaldatum op het certificaat is bindend.
Mag ik tijdens de hercertificering overstappen naar een andere auditor?
Ja, u bent vrij om voor uw hercertificering een andere geaccrediteerde certificerende instelling te kiezen dan de instelling die uw initiële audit heeft uitgevoerd.
Telt mijn oude PSO-score mee bij de hercertificering?
Nee, de heraudit is een volledige, nieuwe toetsing over een nieuw peiljaar. U moet opnieuw aantonen dat u voldoet aan de actuele normen.
Wat als ik bij de heraudit in een lagere trede val?
Als uit de heraudit blijkt dat u niet meer voldoet aan de normen van uw huidige trede, maar wel aan een lagere trede, ontvangt u een nieuw certificaat voor die lagere trede.
Moet ik bij een verlopen certificaat opnieuw de initiële aanmeldkosten betalen?
Ja, als uw certificaat verloopt, wordt een nieuwe aanvraag vaak gezien als een initiële certificering, wat invloed kan hebben op de tarieven. Meer hierover leest u op onze pagina over PSO-hercertificering kosten.
Bronnen
- PSO-Nederland — Officiële informatie over de geldigheid van het keurmerk en het openbare register.
- PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden — Richtlijnen over het gebruik van keurmerken in aanbestedingen.